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CONVINUS Global Mobility Alert Week 12.2022

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24. März 2022 1/2

24. März 2022 1/2 Global Mobility: Gewappnet für Krisenfälle – Die Fürsorgepflicht des Unternehmens für Mitarbeiter im Ausland Unternehmen haben für ihre im Ausland eingesetzten Mitarbeiter eine besondere Fürsorgepflicht. Für international operierende Unternehmen empfiehlt es sich daher nicht nur, ihre Mitarbeiter vor Auslandseinsätzen in Eigenregie zu briefen oder pro forma auf staatliche Reisewarnungen zu verweisen, sondern geeignete Notfallpläne zu entwickeln und auf die spezialisierten Dienstleistungen von Assistenz-Anbietern für den Krisenfall zurückzugreifen. Doch was muss die Personalabteilung tun, um der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers Rechnung zu tragen und für den Ernstfall gewappnet zu sein? - Im Nachfolgende stellen wir Ihnen einige ausgewählte Punkte dar, die es zu beachten gilt: Assistance-Dienstleister Eine Reihe von spezialisierten Assistance-Dienstleistern (wie zum Beispiel International SOS) unterstützen Unternehmen und deren Mitarbeiter im Krisenfall. Sie bieten unter anderem professionelle bei der Evakuierung von Mitarbeitern aufgrund von extremen Wetterbedingungen, Epidemien, Kriegsereignissen oder allgemeinen Sicherheitsvorfällen. Die zuständigen Personalverantwortlichen sollten prüfen, ob eine derartige Versicherung für ihr Unternehmen bereits besteht bzw. ob diese noch den aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens und der Mitarbeiter entspricht. Auslandskrankenversicherung Alle Mitarbeiter, die im Ausland tätig sind, sollten über ausreichenden Krankenversicherungsschutz für ihre Einsatzorte verfügen. Falls das Unternehmen dies nicht im Rahmen einer Firmenlösung anbietet, sollte im Einzelfall geprüft werden, inwieweit die Mitarbeiter tatsächlich über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen. Die Versicherungsbestimmungen sollten einen angemessenen Betrag für den etwaigen Rücktransport bei Krankheit oder Unfall der Mitarbeiter ins Heimatland vorsehen. Ferner ist darauf zu achten, dass das passive Kriegsrisiko (d.h. keine eigenen Kampfhandlungen) im Versicherungsschutz enthalten ist. Bei aktiver Teilnahme an Kämpfen besteht grundsätzlich keine Leistungspflicht seitens der Versicherer. Rückholung des Mitarbeiters Unternehmen sollten bereits im Vorfeld die zuständigen Verantwortlichkeiten definieren, um Mitarbeiter und deren Familienangehörigen im Krisenfall ins Heimatland zurückzuholen oder an einem sicheren Ort unterzubringen. Hierzu gehört einerseits die klare Kompetenzregelungen innerhalb des Unternehmens und andererseits die Unterstützung durch geeignete Assistance-Dienstleister. 8 convinus.com

Unterstützung der Familie 24. März 2022 2/2 Global Mobility: Gewappnet für Krisenfälle – Die Fürsorgepflicht des Unternehmens für Mitarbeiter im Ausland Das Ausmass potenzieller Krisen lässt sich selten vorhersehen. Allerdings sollten Unternehmen eine grundsätzliche Haltung entwickeln, inwieweit die Familienangehörigen (abgesehen von dringenden Hilfestellungen bei akuten Krisensituationen im Einsatzland) unterstützt werden sollen und welche Unterstützungen das Unternehmen anbieten kann und will. Diese Grundsatzentscheidung sollte dennoch eine gewisse Flexibilität hinsichtlich des konkreten Einzelfalls berücksichtigen, so dass die Unternehmensverantwortlichen in Notlagen schnell und zielführend reagieren können. Kündigung des ausländischen Arbeitsvertrags Wenn der Mitarbeiter nach dem akuten Krisenfall nicht mehr in das Einsatzland zurückkehren kann, ist ein etwaiger ausländischer Arbeitsvertrag nach ausländischem Recht zu kündigen. Ansprüche, die im Laufe des Arbeitsverhältnisses nach ausländischem Recht erworben wurden, sind hierbei zu berücksichtigen. Falls die Gefährdungslage im Einsatzland sehr hoch bzw. andauernd ist, empfiehlt es sich hier, auf pragmatische und einvernehmliche Lösungen zurückzugreifen. Übertragung der Aufgaben Ist die Krise im Voraus erkennbar und spitzt sich die Notlage langsam zu, bleibt Unternehmen im besten Fall genügend Zeit, um die Verlagerungen der Aufgaben und Tätigkeiten ins Ausland zu organisieren. Je nach konkreter Situation empfiehlt es sich für Unternehmen grundsätzlich, einen Krisenplan zu erarbeiten, der die Weiterführung kritischer Aufgaben im Notfall weitestgehend sicherstellt. Wiedereingliederung Unternehmen müssen sich zudem damit auseinandersetzen, wie Mitarbeiter wieder in die Heimatorganisation oder in andere sichere Standorte eingegliedert werden können und sollen. Je nach Position und Tätigkeitsbereich des Mitarbeiters bieten sich hier andere Lösungen an. Dies können zum Beispiel Remote Work, die Übertragung anderer Aufgaben oder auch die Kündigung des Mitarbeiters sein. Hierbei sollten sowohl die rechtlichen Rahmenbedingungen als auch ein der Situation angemessenes Fingerspitzengefühl beachtet werden. Abwicklung des Rückumzugs Für den Rückumzug des Mitarbeiters und etwaiger Familienangehöriger empfiehlt sich die Beauftragung spezialisierter Dienstleister. Mit Verlusten des Hab und Guts sowie mit deutlichen Zeitverzögerungen ist im Krisenfall zu rechnen. Auch hier sollten Unternehmen eine grundsätzliche Haltung entwickeln, wie sie mit diesen Situationen umgehen möchten. Der konkrete Einzelfall wird dann bei einer Notlage entscheiden, inwieweit das Unternehmen die Mitarbeiter unterstützen kann. Steuer- und Sozialversicherungspflichten im Einsatzland Auch bei einer abrupten Abreise des Mitarbeiters und seiner Familienangehörigen aus dem Ausland sind die lokalen Steuer- und Sozialversicherungspflichten zu beachten. Auch wenn dies nicht die erste Priorität ist und lokale Dienstleister unter Umständen nicht mehr die erforderliche Unterstützung anbieten können, sollten die Steuer- und Sozialversicherungspflicht im Einsatzland ausreichend berücksichtigt werden. Dies ermöglicht nach dem Ende der Krise die Rückkehr des Unternehmens und des Mitarbeiters an den ausländischen Standort. Auch bei einer ausreichenden Planung und den besten Strategiepapieren zur Handlung im Krisenfall werden sich Unternehmen nicht auf alle Szenarien vorbereiten können. Je nach konkreter Situation ist daher Empathie in Verbindung mit der notwendigen Handlungsbereitschaft und Entscheidungskompetenzen gefragt. Diese fundamentalen Eckpunkte sollten im Unternehmen zementiert werden, so dass im konkreten Krisenfall schnell und zielführend gehandelt werden kann. 9 convinus.com

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