CONVINUS Global Mobility Alert - Week 12.2023

Best Practice

Best Practice Internationale Payroll: Die Komplexität steigt für Payroll-Abteilungen beständig Wussten Sie, dass der „2021 Global Payroll Complexity Index“ von alight, europäischen Ländern Spitzenplätze bescheinigt, wenn es um die Schwierigkeit und Komplexität bei Gehaltsabrechnungen geht? – Frankreich, Italien, Belgien und Deutschland sind regelmässig auf den „vorderen“ Plätzen mit dabei - und die Schweiz hat gegenüber den Vorjahren aufgeholt. Kein Wunder, dass man bei Payroll für Expatriates und international tätigen Mitarbeiter so manche Nerven lässt, wenn schon die reguläre Inlands-Payroll nicht einfach ist. Aber warum ist die internationale Payroll - mal abgesehen von den steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten - eigentlich so schwierig und komplex? Payroll-Herausforderungen bei ausländischem Homeoffice und Remote Work Die letzten Jahre brachte nicht nur neue Arbeitsformen wie Hybrid und Remote Working mit sich, sondern stellte auch die Payroll-Abteilungen vor neue Herausforderungen. Während Recruiter nun tendenziell auf einen grösseren Kandidatenpool aufgrund der enorm gestiegenen Akzeptanz der (ausländischen) Homeoffice Möglichkeiten und der reduzierten Präsenzpflicht am Firmensitz zurückgreifen können, führt dies in Bezug auf die Lohnabrechnungen zu einer ungleich höheren Komplexität. Vor einigen Jahren mussten sich nur wenige Firmen mit der Fragestellung auseinandersetzen, wie sie ausländische Sozialversicherungsbeiträge und Steuern mit ihren heimischen Abrechnungssystemen reflektieren und richtig im Ausland abführen können. Auch heute sind die Hürden für Schweizer Unternehmen hoch, wenn sie beispielsweise Mitarbeiter mit Wohn- und Arbeitsort im Ausland abrechnen müssen oder Mitarbeiter regelmässig in mehreren Staaten arbeiten. Für diese komplexen Anstellungs- und Lohnabrechnungssituation ist umfangreiche Expertise gefragt, die nicht von heute auf morgen aufgebaut werden kann oder auch gar nicht im Unternehmen vorgehalten werden soll. Ohne qualifizierte Unterstützung aus dem Ausland oder den Einbezug von Spezialisten auf dem Gebiet „internationale Payroll“ geht es dabei kaum. Den letzten beissen die Hunde … … oder auch: Payroll-Abteilungen werden bei den Vertragsverhandlungen von Expatriate-Packages und internationalen Anstellungen oft vor vollendete Tatsachen gestellt. Denn die meisten Payroll-Abteilungen sind traditionell nicht in Vertragsverhandlungen und -gestaltungen eingebunden. Als ausführende Abteilung ist es ihnen oftmals nicht unbekannt, auch recht spezielle Entsendungsverträge oder Arbeitsverträge mit Auslandsbezug in der Lohnabrechnung umsetzen zu müssen. Mit der breiten Akzeptanz des Homeoffice stehen Payroll-Abteilungen nun vor der zusätzlichen Herausforderung, dass sie etwaiges Arbeiten der Mitarbeiter im Ausland entsprechend auf der Payroll reflektieren müssen. Die Unternehmen sind daher angehalten, verbindliche Leitlinien für die Arbeit im Ausland zu erlassen, diese einzuhalten und zu überprüfen, wo die Mitarbeiter tätig sind. Anderenfalls wird es für die Payroll-Abteilungen aufgrund mangelnder Informationen über etwaige Auslandsaufenthalte der Mitarbeiter kaum möglich sein, die Lohnabrechnungen in Bezug auf in- und ausländische Steuern und Sozialversicherungen rechtssicher umzusetzen. 6 convinus.com

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