CONVINUS Global Mobility Alert - Week 13.2025

BY NORMA REYNOV

BY NORMA REYNOV CONVINUSZiel war es, die Mitarbeiterin rasch in die Projektarbeit einzubinden, ohne den Wohnsitzwechsel zuüberstürzen – und gleichzeitig eine klare Perspektive für die spätere Integration am StandortSchweiz zu schaffen.Phase 1 – Remote Work aus den USA (6 Monate): Die neue Clinical Trial Managerin arbeitetevorerst aus Boston, war digital eingebunden in Projektmeetings, übernahmTeilverantwortungen in der internationalen Studienkoordination und nahm virtuell an Team-Workshops teil.Phase 2 – Umzug in die Schweiz: Nach 6 Monaten erfolgte der Umzug an den Hauptsitz nachBasel. Geplant waren mindestens zwei Jahre vor Ort – zur intensiven Zusammenarbeit mit denoperativen Einheiten, Behördenkontakten und strategischen Schnittstellen.Phase 3 – Optionale Rückkehr in die USA mit strategischer Rolle: Eine spätere Rückkehr in dieUSA wurde offen gehalten - mit der Option, perspektivisch den Aufbau einer regionalenKoordinationsfunktion in den USA zu übernehmen. Die Rolle wäre eng angebunden an denHauptsitz in der Schweiz.Das gewählte Modell kam sowohl der Mitarbeiterin als auch dem Unternehmen entgegen. Esermöglichte eine zeitnahe Besetzung der Position, ohne dass ein sofortiger Umzug notwendig war.Gleichzeitig schuf es die Grundlage für eine spätere persönliche Integration in das Schweizer Teamsowie für einen schrittweisen Wissenstransfer vor Ort.3. Rolle von HR und operative HerausforderungenHR koordinierte den gesamten Prozess eng – von der Vertragsgestaltung über das Onboarding biszur Relocation. Dazu gehörten unter anderem die Ausarbeitung des Remote-Setups, dieAbstimmung mit internen Stellen und externen Partnern sowie die frühzeitige Planung desAufenthaltsbewilligungsverfahrens. Besonderes Augenmerk galt der Kommunikation im Team, umErwartungen an Rolle, Erreichbarkeit und Präsenz der neuen Mitarbeiterin transparent zugestalten.Trotz guter Vorbereitung zeigte der Fall typische Herausforderungen: Die Zeitverschiebungerforderte klare Absprachen zur Verfügbarkeit, die rein virtuelle Startphase stellte Anforderungenan Vertrauen und Sichtbarkeit.16convinus.com

BY NORMA REYNOV CONVINUSZudem waren die administrativen Übergänge zwischen den Rechts- und Versicherungssystemender USA und der Schweiz frühzeitig zu klären – insbesondere mit Blick auf Steuern,Sozialversicherung, Payroll und Arbeitsbewilligungen.4. Rechtliche Aspekte im ÜberblickDie Umsetzung des Falles erforderte eine frühzeitige Auseinandersetzung mit verschiedenenrechtlichen Rahmenbedingungen – sowohl in der Remote-Phase als auch beim späteren Wechsel indie Schweiz.Im Vordergrund standen dabei Fragestellungen zu Arbeitsbewilligung, Sozialversicherungsunterstellung,Steuerpflicht, Arbeitsrecht und Payroll.Arbeitsbewilligung:Für den Wohnsitzwechsel in die Schweiz musste eine Aufenthalts- und Arbeitsbewilligungbeantragt werden. Die Planung erfolgte vorausschauend, da bei Drittstaatsangehörigengrundsätzlich mit einem langen Antragsprozedere zu rechnen ist.Sozialversicherungen:Während der Tätigkeit in den USA galt das dortige Sozialversicherungssystem. Mit Aufnahme desArbeitsverhältnisses in der Schweiz wechselte die Unterstellung ins SchweizerSozialversicherungssystem. Eine Entsendung aus den USA in die Schweiz mit Verbleib im USamerikanischenSozialversicherungssystem wurde geprüft und im vorliegenden Fall bewusstausgeschlossen.Steuern:In der Remote-Phase bestand die unbeschränkte Steuerpflicht der Mitarbeiterin weiterhin in denUSA. Für vereinzelte Arbeitstage in der Schweiz unterlag sie der beschränkten Steuerpflicht in derSchweiz; die entsprechenden Quellensteuern wurden vom Schweizer Unternehmen berechnet undabgeführt. Mit dem Wohnsitzwechsel wurde die Mitarbeiterin dann in der Schweiz unbeschränktsteuerpflichtig und unterlang den regulären Schweizer Quellensteuern. DieDoppelbesteuerungsaspekte wurden frühzeitig geprüft, um die Steuersituation weitestgehend zuoptimieren.17convinus.com