CONVINUS Global Mobility Alert - Week 14.2023

Best Practice Based on

Best Practice Based on this information and assuming that in 2023 travel to Switzerland would be similar, one examines for whom the registration procedure and for whom one would obtain a 120-day permit. This leads to the following result: 1. 20 service technicians, each with 2-5 day assignments: for this group of people, the reporting procedure would be carried out, because these people are only in Switzerland for a very short time and always at a different customer and location. This is the only option. We would now have to see if we could get by within 90 days. 2. 5 service technicians, each responsible for one customer: a 120-day permit would be obtained for each technician. This is possible because the technicians are only responsible for one customer at a time. In the case of maintenance or support missions, the technicians with the existing 120-day permit can also travel to Switzerland immediately and do not have to wait until a report can be made. Furthermore, for additional locations for which the technicians would be responsible, a corresponding agreement would still have to be made. 3. 40 other employees, each with 4-60 day assignments: A 120-day permit would also be obtained for this group of people. 4. 3 members of the management: For the persons in this group to be able to travel flexibly to Switzerland, a 120-day permit must be obtained. If the assignments of the 20 service technicians do not exceed a total of 90 calendar days to be reported, this classification would enable the reporting procedure to be used efficiently. Furthermore, this would also provide an optimal solution for the other employees. This type of allocation and review should be carried out every year so that one can react to changes accordingly. 12 convinus.com

Best Practice Schweiz: Business Traveller – Wie kann das Meldeverfahren am sinnvollsten eingesetzt werden? Die bewilligungsrechtlichen Vorschriften in der Schweiz sind im Vergleich zum Ausland für Business Traveller sehr strikt. Als eine Art Vereinfachung wurde in der Schweiz das Meldeverfahren für u.a. Personen, welche in einem EU- oder EFTA- Staat angestellt sind, eingeführt. Für Unternehmen mit dem Sitz in einem EU- oder EFTA -Staat gilt, dass sie an 8 Tagen bewilligungsfrei Mitarbeiter in die Schweiz zur Erbringung einer Erwerbstätigkeit senden können. Für jeden weiteren Tag benötigt es eine Arbeitsbewilligung. Eine der Bedingungen des Meldeverfahrens ist es, dass die Meldung mindestens 8 Kalendertage im voraus vorgenommen wird. Dazu kommt, dass der genaue Einsatztag mit dem konkreten Einsatzort gemeldet werden muss. Die grösste Einschränkung für Unternehmen ist jedoch, dass dieses Meldeverfahren kontingentiert ist. Dies bedeutet ein Unternehmen kann nur an max. 90 Tagen im Kalenderjahr das Meldeverfahren vornehmen. Sind diese 90 Tage aufgebraucht, dann muss für jeden weiteren Tag eine 120-Tages-Bewilligung für den Mitarbeiter eingereicht werden. Für die Planung von Geschäftsreisen bzw. tagesweisen Einsätzen in der Schweiz ist dies je nach Unternehmensgrösse und Ausmass der Aktivität in der Schweiz nicht immer einfach. Wir haben in der Praxis festgestellt, dass es daher sinnvoll ist diesbezüglich eine Planung im Unternehmen vorzunehmen, so dass die 90 Tage vom Meldeverfahren bestmöglich und effizient eingesetzt werden können. Am nachfolgenden Beispiel möchten wir dies verdeutlichen: Beispiel Die Drinks DE AG hat ihren Sitz in Frankfurt, Deutschland mit 250 Mitarbeitern. Die Drinks DE AG hat eine Tochtergesellschaft in der Schweiz, welches die Drinks CH AG ist. Die Gesellschaft stellt Getränkeverarbeitungsanlagen in verschiedenen Grössen und für verschiedene Einsatzmöglichkeiten her. Diese Verarbeitungsanlagen werden weltweit vertrieben. Neben dem, dass die Mitarbeiter der Drinks DE AG auf Grund der engen Zusammenarbeit immer wieder zur Tochtergesellschaft in die Schweiz, müssen vor allem die Servicetechniker der Drinks DE AG häufig zu Kunden reisen. Das HR der Drinks DE AG hat eine Aufstellung der Reisetätigkeit in die Schweiz für das Jahr 2022 vorgenommen. Daraus ergibt sich das folgende Resultat: 1. Servicetechniker: 20 Personen, welche jeweils zwischen 2-5 Tagen pro Einsatz in der Schweiz waren an unterschiedlichen Standorten und bei unterschiedlichen Kunden 2. 5 Servicetechniker: jeder Servicetechniker ist nur für jeweils einen Kunden zuständig und ca. 40-60 Tage im Jahr in der Schweiz; zur Tätigkeit gehört ebenfalls die die Wartung der Anlagen dieses Kunden und ein 48h Support-vor-Ort Dienst 3. Sonstige Mitarbeiter: 40 Personen zwischen 4 und 60 Tagen im Jahr in der Schweiz; der Einsatzort ist lediglich bei der Drinks CH AG 4. Geschäftsleitung: 3 Personen; zwischen 5 und 40 Tagen im Jahr in der Schweiz; der Einsatzort ist lediglich bei der Drinks CH AG 13 convinus.com