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CONVINUS Global Mobility Alert - Week 14.2023

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Permanent establishments

Permanent establishments In times of "remote work", the issue of permanent establishments is coming more and more into focus. Many companies are aware that they could potentially have a permanent establishment risk if employees work permanently abroad. However, this permanent establishment risk is often ignored or not clarified in detail. From a compliance perspective, it is advisable to at least restrict the scope of negotiations and prohibit local employees from concluding contracts abroad. This does not eliminate the permanent establishment risk, but it at least reduces it somewhat. Conclusion Compliance in the context of international work and postings remains difficult. Increasing globalization, changes in work behavior (e.g. workstation), and remote work are further increasing the demands on companies to implement employee postings abroad in a legally compliant manner. This requires not only greater expertise in HR departments but also an awareness of the compliance risks associated with foreign assignments and business travel at the employee level. In addition, the appropriate structures must be created within the company to be able to properly map the multitude of foreign assignments and to be able to take the right steps concerning taxes, social insurance, work permits, and the like. To ensure compliance with international workforce mobility, companies should, therefore, promote awareness of the issues among their employees and request support from specialized partners in complex cases. 4 convinus.com

NEU Monats-Spezial Compliance-Aspekte bei internationalen Mitarbeitereinsätzen International tätige Unternehmen kommen heute kaum mehr ohne den grenzüberschreitenden Einsatz von Mitarbeiter aus. Sei es für langfristige Entsendungen, um neue Märkte zu erschliessen, um Know-how im Ausland aufzubauen oder auch nur für kurze Auslands-Geschäftsreisen. Das Risikobewusstsein in den Unternehmen und die engere Vernetzung der Behörden führten zu erhöhten Ansprüchen an die Compliance bei Geschäftsreisen. Konnte man früher mal grosszügig über die Einholung eines Geschäftsreisevisums hinwegsehen und nur mit einem Touristenvisum einreisen, sind diese Zeiten längst vorbei. Zu mindestens für Unternehmen, die Wert auf Compliance legen und ihre Haftungsrisiken reduzieren wollen. Den Auslandseinsatz von Mitarbeitern umgeben jede Menge rechtliche Fallstricke. Im nachfolgenden Beitrag zeigen wir Ihnen die wesentlichen Herausforderungen in Bezug auf Compliance-Themen bei internationalen Mitarbeitereinsätzen auf, ohne uns dabei in den konkreten rechtlichen Details zu verlieren. Steuern Den meisten Personal- und Global Mobility Verantwortlichen dürfte bewusst sein, dass sie den Steuerthemen bei Auslandseinsätzen Aufmerksamkeit schenken müssen. Die Frage ist jedoch: Wieviel? Hier kommt es ganz auf den Einzelfall an. Reist der Mitarbeiter nur für ein paar Tage auf Geschäftsreise ins Ausland? Geht er für einige Wochen oder gar Monate ins Ausland? Arbeitet er regelmässig im Ausland und kommt nun für einige Tage zu Besprechungen an den Firmensitz? Bei all diesen Fragestellungen müssen sowohl die konkrete Situation des Mitarbeiters als auch unternehmensinterne Aspekte berücksichtigt werden. Wo ist der Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters? Wohin werden die Gehaltskosten weiterbelastet? – Diese und noch viele andere Fragen müssen beantwortet werden, um die Steuerpflicht des Mitarbeiters im In- und Ausland bestimmen zu können. Denn erst, wenn der gesamte Hintergrund geklärt ist, können die richtigen Schlüsse in Bezug auf die Steuerpflicht des Mitarbeiters und etwaige Pflichten des Unternehmens (z.B. Einbehalt von Quellensteuern) abgeleitet werden. Sozialversicherungen Die Sozialversicherungsthematik bei internationalen Mitarbeitereinsätzen tritt immer mehr aus ihrem Schattendasein hervor. Vielen Unternehmen ist das hohe Haftungsrisiko bei unzureichender Deckung durch die Sozialversicherungen zunehmend bewusst, so dass heutzutage entsprechend mehr Fokus auf die richtige Sozialversicherungsunterstellung und Absicherung der Mitarbeiter gelegt wird. 5 convinus.com

Global Mobility Alert

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