AUS DER PRAXIS
AUS DER PRAXIS GESCHÄFTSREISEN IN DER SCHWEIZ UND IN DER EU NORMA REYNOV, CONVINUS Teil 2 – Sozialversicherungen Längst dürfte es fast jeder Geschäftsreisende gehört haben. Auf Dienstreisen ins Ausland muss das sogenannte A1-Formular mitgeführt werden. Doch was ist das A1-Formular überhaupt, kann man es ignorieren und welche Konsequenzen drohen, wenn man ohne A1 im Ausland arbeitet? Diese Fragen beantworten wir kurz und prägnant im 2. Teil unserer Serie «Geschäftsreisen in der Schweiz und der EU». Wann wird ein A1-benötigt? Ein A1 wird grundsätzlich bei allen berufsbezogenen Auslandsreisen benötigt. Hierzu zählen nicht nur das Arbeiten auf einer ausländischen Baustelle oder die Revision von Maschinen, sondern auch Termine bei Kunden und Lieferanten. Strenggenommen spielt es auch keine Rolle, ob der Auslandseinsatz nur einige Stunden oder gar mehrere Wochen dauert. Grundsätzlich ist für alle Auslandseinsätze die Sozialversicherungsbescheinigung A1 notwendig. Denn diese bescheinigt, dass der Mitarbeiter während der Tätigkeit im Ausland weiterhin den Sozialversicherungen seines Heimatstaates unterstellt ist und nicht plötzlich den Sozialversicherungen des Einsatzlandes unterliegt. Wie streng ist diese Richtlinie auszulegen? Während einige Länder hier relativ entspannt sind und das A1- Formular für kurze Auslandseinsätze auch nachträglich beantragt werden kann (z.B. in der Schweiz oder in Deutschland), ist für andere Länder bei fehlendem A1 jeglicher Spass vorbei. Gerade Frankreich und Österreich (aber nicht nur) sind für ihre notorischen Kontrollen und harten Strafen bekannt. So ist es keine Seltenheit, dass ausländische Geschäftsreisende kontrolliert werden und bei fehlendem A1 eine temporäre Versicherung im ausländischen Sozialversicherungssystem verfügt wird. Dieser Aufwand dürfte für die Verantwortlichen um ein Vielfaches höher sein als die vorgängige elektronische Beantragung des A1-Formulars für die Auslandsreise. 8 convinus.com
AUS DER PRAXIS Mitarbeiter, die auf ausländischen Baustellen eingesetzt werden, dürfte es zudem bekannt sein, dass ohne A1-Bescheinigung oftmals der Zugang zur ausländischen Baustelle verwehrt wird. Diese Massnahme wird vorsorglich aufgrund der bekannten hohen Kontrolldichte durch die Behörden durchgeführt. FAZIT Auf das A1-Formular sollte möglichst nicht verzichtet werden und für alle ausländischen Dienstreisen beantragt werden. Mit etwas Routine sind die Beantragungsformalien moderat und es lässt sich viel administratives Übel abwenden. Bei Geschäftsreisen in Länder wie Frankreich, Italien oder Österreich ist der Fall ohnehin klar. Hier sollte stets die Regel gelten, dass keine geschäftsbezogene Auslandsreise ohne A1-Formular durchgeführt wird, da die Konsequenzen bei etwaigen Verstössen viel zu hoch sind. Sind die Mitarbeiter regelmässig auf Geschäftsreisen im Ausland, kann für die Einsatzstaaten auch ein sogenanntes A1 für Mehrfachtätigkeiten beantragt werden. Mit diesem können dann die international reisenden Mitarbeiter wiederholt im Ausland arbeiten, ohne dass jedes Mal ein neues A1 beantragt werden muss. Damit erübrigt sich dann auch die Schulung der Mitarbeiter und HR-Verantwortlichen, für welche Länder man denn nun unbedingt das A1-Formular einholen muss und welche bei kurzen Auslandsreisen Kulanz walten lassen würden. Teil 1: Allgemeine Aspekte: Geschäftsreisen in der Schweiz und der EU Teil 2: Sozialversicherungen bei internationalen Geschäftsreisen Teil 3: Steuern bei Geschäftsreisen in das Ausland oder aus dem Ausland Teil 4: Arbeitsbewilligungen und Meldeverfahren für internationale Dienstreisen Teil 5 (Monthly Special): Detaillierter Praxisfall bei Geschäftsreisen aus den USA in die Schweiz – Sozialversicherungen, Steuern, Bewilligungen 9 convinus.com
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