CONVINUS Global Mobility Alert - Week 17.2024

VON NORMA REYNOV,

VON NORMA REYNOV, CONVINUS Teil 5 – Monthly Special – Detaillierter Praxisfall bei Geschäftsreisen aus den USA in die Schweiz – Sozialversicherungen, Steuern, Arbeitsbewilligungen In den Teilen 1-4 unserer Reihe «Geschäftsreisen in die Schweiz und in der EU» haben wir uns einen Überblick über die wichtigsten Aspekte zu internationalen Sozialversicherungen, Steuern, Arbeitsbewilligungen und Meldepflichten verschafft. Im nun folgenden 5. Teil gehen wir mit einem Praxisbeispiel konkret auf die administrativen Besonderheiten bei einer Geschäftsreise aus den USA in die Schweiz ein. Auch hier orientieren wir uns wieder an den Eckpunkten «Steuern, Sozialversicherungen und Arbeitsbewilligungen», die bei nahezu jedem Auslandseinsatz (zumindest kurz) geprüft werden müssen. Beispiel Das Schweizer Mutterhaus unterhält eine Tochtergesellschaft in den USA. Der CFO für die Unternehmensgruppe lebt und arbeitet hauptsächlich in den USA. Er hat einen Anstellungsvertrag mit der US-amerikanischen Tochtergesellschaft. Aufgrund seiner Gesamtverantwortung für die Unternehmensgruppe kommt der CFO regelmässig in die Schweiz für Besprechungen und um dort einen Teil seiner Arbeit nachzugehen. Die Anwesenheit des CFO in der Schweiz variiert dabei zwischen 0 und 8 Tagen pro Monat. Die restliche Tätigkeit kann der Mitarbeiter entweder im US-amerikanischen Homeoffice oder im Büro in Boston, MA (USA) vornehmen. Fragestellung Was muss bei den Geschäftsreisen des CFO in die Schweiz in Bezug auf die Sozialversicherungen, Steuern und Arbeitsbewilligungen beachtet werden? Sozialversicherungsrechtliche Unterstellung (Certificate of Coverage) Der Mitarbeiter unterliegt aufgrund des Wohn- und Arbeitsortes in den USA grundsätzlich den USamerikanischen Sozialversicherungen. Damit für die Schweizer Arbeitstage keine Sozialversicherungspflicht in der Schweiz ausgelöst wird, empfiehlt es sich, das sogenannte «Certificate of Coverage (CoC) » in den USA einzuholen. 14 convinus.com

VON NORMA REYNOV, CONVINUS Das CoC ist das Äquivalent zum A1, das bei Dienstreisen in der EU/EFTA genutzt wird. Es bescheinigt, dass der Mitarbeiter während des Business Trips in die Schweiz weiterhin im US-amerikanischen Sozialversicherungssystem versichert ist und von den Schweizer Sozialversicherungen befreit ist. Um das Certificate of Coverage aus den USA zu erhalten, braucht es (neben der richtigen Beantragung) allerdings vor allem Geduld. Nach der Antragsstellung kann es gut und gerne 5-8 Monate dauern, bis die Bescheinigung ausgestellt wird und dann auf dem Postweg an eine US- Adresse zugestellt wird. Steuern (183-Tage-Regelung und faktischer Arbeitgeber) Wenn der Mitarbeiter maximal 8 Tage pro Monat in der Schweiz anwesend ist, d.h. maximal 96 Tage pro Jahr, lässt sich schnell der unbedarfte Schluss ziehen, dass aufgrund der 183-Tage-Regelung keine Steuerpflicht in der Schweiz ausgelöst wird. Dies ist jedoch zu kurz gegriffen, denn auch die anderen beiden Teilaspekte der 183-Tage-Regelung müssen beachtet werden. Diese sind vereinfacht ausgedrückt: Keine Kostenübernahme in der Schweiz bzw. keine Kostenweiterbelastung in der Schweiz und keine Gehaltsauszahlung in der Schweiz. Aber auch wenn alle 3 Punkte der 183-Tage-Regelung erfüllt sind, müssen wir uns im hier vorliegenden Fall des CFO mit Gesamtverantwortung für die Schweizer Unternehmensgruppe, mit dem Konstrukt des faktischen Arbeitgebers auseinandersetzen. Dieses besagt, dass ein Arbeitgeber in der Schweiz anzunehmen ist, wenn die erbrachte Leistung einen integralen Bestandteil der Geschäftstätigkeit der schweizerischen Unternehmung darstellt. Mit anderen Worten, es liegt u. a. ein faktischer Arbeitgeber vor, wenn die Tätigkeit des Mitarbeiters aus dem Ausland für das Schweizer Unternehmen äusserst wichtig ist. Aufgrund der Tätigkeit des amerikanischen CFO für die gesamte Unternehmensgruppe muss davon ausgegangen werden, dass ein faktischer Arbeitgeber in der Schweiz vorliegt. Das bedeutet auch, dass der Mitarbeiter für jeden Schweizer Arbeitstag in der Schweiz quellensteuerpflichtig wird und die Schweizer Arbeitstage auf den Tag genau abgerechnet werden müssen. Die 183-Tage-Regelung findet im Fall des CFO keine Anwendung mehr, da seine Tätigkeit für die Schweizer Organisation von wesentlicher Bedeutung ist und davon auszugehen ist, dass er für die Unternehmensgruppe weitreichende und bedeutende Entscheidungen trifft. 15 convinus.com