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CONVINUS Global Mobility Alert - Week 17.2024

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AUS DER PRAXIS

AUS DER PRAXIS GESCHÄFTSREISEN IN DER SCHWEIZ UND IN DER EU NORMA REYNOV, CONVINUS Teil 4 – Arbeitsbewilligungen und Meldepflichten Im 2. und 3. Teil unserer Serie «Geschäftsreisen in der Schweiz und in der EU» haben wir uns mit den Grundzügen zur Sozialversicherungsunterstellung (A1-Zertifikat) und der Steuerpflicht (183-Tage- Regelung und faktischer Arbeitgeber) beschäftigt. In diesem Teil gehen wir auf die wesentlichen Eckpunkte zu den Arbeitsbewilligungen und Meldepflichten innerhalb der EU und der Schweiz ein. 183-Tage-RegelungArbeitsbewilligungen Geschäftsreisen in die Schweiz Im Rahmen der Personenfreizügigkeit dürfen EU- und EFTA-Staatsangehörige zwar grundsätzlich in der Schweiz arbeiten, aber sie benötigen in den meisten Fällen eine Arbeitsgenehmigung. Je nach konkreter Fallkonstellation kann dies für (regelmässige) Geschäftsreisen in die Schweiz eine Grenzgängerbewilligung, das Schweizer Meldeverfahren (bis zu 90 Tagen) oder die 120-Tages- Bewilligung sein. Personen mit ausländischem Arbeitgeber können für insgesamt bis zu 8 Tage pro Kalenderjahr bewilligungsfrei in der Schweiz arbeiten. Wenn der Arbeitsvertrag jedoch mit einem Schweizer Arbeitgeber abgeschlossen wurde und die Personen für Meetings oder auch zum Arbeiten in die Schweiz reisen, besteht die 8-tägige Ausnahme nicht und es muss ab dem 1. Tag eine entsprechende Arbeitsbewilligung ein geholt werden. Die konkreten Vorschriften für die Arbeitsbewilligungen unterscheiden sich im Detail nicht nur nach der Herkunft der Mitarbeiter, der Dauer des Aufenthaltes sowie der Tätigkeit in der Schweiz, sondern (selbstverständlich) auch kantonal. Geschäftsreisen ins EU-Ausland Mitarbeiter mit Schweizer oder EU/EFTA-Staatsbürgerschaft dürfen während ihrer Geschäftsreisen grundsätzlich ohne Arbeitsbewilligung im EU-Ausland arbeiten. Hier sind jedoch die speziellen Meldevorschriften der einzelnen EU-Staaten zu beachten (siehe unten), die der Komplexität von Arbeitsbewilligungen zum Teil in nichts nachstehen. 8 convinus.com

AUS DER PRAXIS Zu beachten ist auch, dass Mitarbeiter mit Drittstaatsangehörigkeit tendenziell nicht ohne weiteres während ihrer Geschäftsreisen im EU-Ausland arbeiten dürfen. Sollen diese Mitarbeiter beispielsweise Wartungsarbeiten an Maschinen durchführen oder werden sie auf ausländischen Baustellen, müssen im Vorhinein unbedingt die Vorschriften in Bezug auf die jeweiligen Arbeitsbewilligungen des Einsatzlandes in der EU abgeklärt werden. Meldeverfahren Um Schwarzarbeit und Lohndumping zu reduzieren, wurde innerhalb der EU die sogenannte «Posted Worker Notification» eingeführt. Die Gesetzgebung zur «Posted Worker Notification» wird je nach Land sehr unterschiedlich umgesetzt. Während Frankreich und Österreich auch hier (wie beim A1) das Nichtvorliegen der Bescheinigung rigoros sanktionieren, sind andere Länder hier nach wie vor sehr grosszügig bei der Auslegung und knüpfen die Notwendigkeit einer Meldung an die Branchenzugehörigkeit des Unternehmens oder die Lohnhöhe des Mitarbeiters. Grundsätzlich sind Unternehmen gut beraten, die länderspezifischen Richtlinien zur «Posted Worker Notification» zu beachten und das Dokument vor der Geschäftsreise des Mitarbeiters ins Ausland zu beantragen. FAZIT Geschäftsreisen in die Schweiz und ins EU-Ausland sind und bleiben ein komplexes Thema. Hierbei sollte nicht unterschätzt werden, dass Reisende grundsätzlich eine Genehmigung für die kurzfristige Tätigkeit in der Schweiz benötigen. Schweizer Unternehmen sollten beim Einsatz von Mitarbeitern im EU-Ausland sowohl die Staatsbürgerschaft ihrer Mitarbeiter als auch die notwendigen Meldepflichten im Auge behalten. Nicht-Compliance kann erhebliche Strafen nach sich ziehen. Daher ist es unerlässlich, dass Unternehmen sich mit geeigneter Unterstützung gründlich über die geltenden Gesetze und Bestimmungen informieren und entsprechende Massnahmen ergreifen, um die Einhaltung sicherzustellen. Teil 1: Allgemeine Aspekte: Geschäftsreisen in der Schweiz und der EU Teil 2: Sozialversicherungen bei internationalen Geschäftsreisen Teil 3: Steuern bei Geschäftsreisen in das Ausland oder aus dem Ausland Teil 4: Arbeitsbewilligungen und Meldeverfahren für internationale Dienstreisen Teil 5 (Monthly Special): Detaillierter Praxisfall bei Geschäftsreisen aus den USA in die Schweiz – Sozialversicherungen, Steuern, Bewilligungen 9 convinus.com

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