CONVINUS Global Mobility Alert - Week 33.2024

AUS DER PRAXIS

AUS DER PRAXIS FALLSTUDIE: GESCHÄFTSREISEN VON ANGESTELLTEN AUS DER SCHWEIZ, DEUTSCHLAND UND GROSSBRITANNIEN NACH UNGARN - HERAUSFORDERUNGEN UND LÖSUNGEN FÜR INTERNATIONALE UNTERNEHMEN NORMA REYNOV, CONVINUS Hintergrund: Das Quartalsmeeting der Finanzabteilung eines Schweizer Konzerns findet im Sommer 2024 am Standort der ungarischen Tochtergesellschaft statt. Das Meeting wird 4 Tage dauern und es werden Mitarbeiter von verschiedenen europäischen Firmenstandorten erwartet (UK, Schweiz und Deutschland). Die anreisenden Mitarbeiter haben britische, schweizerische und deutsche Staatsbürgerschaften. Alle Kosten für die Dienstreisen (Flug, Hotel, sonstige Spesen) werden von den jeweiligen Landesgesellschaften getragen. Fragestellung: Was müssen die jeweiligen HR-Abteilungen aus administrativen Gesichtspunkten in Bezug auf die Geschäftsreisen der Mitarbeiter beachten bzw. unternehmen? Administrative Aspekte: Arbeitsbewilligung Zunächst muss geprüft werden, ob die anreisenden Mitarbeiter eine Arbeitsbewilligung für Ungarn benötigen. Sofern es sich ausschliesslich um Besprechungen und «Meetings» handelt, können die deutschen und schweizerischen Staatsangehörigen ungehindert nach Ungarn reisen. Auch die britischen Staatsangehörigen können ohne zusätzliche Arbeitsbewilligungen an dem Quartalsmeeting teilnehmen. Für diese Staatsangehörigen muss aber zusätzlich beachtet werden, dass sie sich maximal 90 Tage innerhalb von 180 Tagen im Schengen-Raum aufhalten dürfen. 8 convinus.com

AUS DER PRAXIS Meldeverfahren / Posted Worker Notification Geschäftsreisen unterliegen nach ungarischer Auslegung nicht dem Meldeverfahren bzw. der «Posted Worker Notification». Solange es sich also «nur» um ein Quartalsmeeting handelt, ist es nicht erforderlich, weitere Meldungen in Ungarn vorzunehmen. Steuern Aufgrund der Kürze des Quartalsmeetings, der Anstellung der Mitarbeiter im Ausland und der Kostenübernahmen für die Reisen durch die ausländischen Gesellschaften ist nicht davon auszugehen, dass die Mitarbeiter in Ungarn steuerpflichtig werden. Ihr Einkommen kann daher so versteuert werden, als ob sie ausschliesslich in ihren jeweiligen Heimatländern (Grossbritannien, Schweiz und Deutschland) gearbeitet hätten. Sozialversicherungen Wie bei anderen (kurzen) Auslandseinsätzen von Mitarbeitern ist es auch hier notwendig, die entsprechenden Sozialversicherungsbescheinigungen einzuholen, um die Unterstellung im Sozialversicherungssystem des Heimatlandes und die Befreiung von den ungarischen Sozialversicherungen zu dokumentieren. Die Beantragung der A1-Dokumente bzw. für das Certificate of Coverage muss in den jeweiligen Heimatländern der Mitarbeiter über das zuständige HR vor der Geschäftsreise erfolgen. FAZIT Die Geschäftsreisen für die britischen, schweizerischen und deutschen Mitarbeiter aus den jeweiligen Landesgesellschaften zum Quartalsmeeting nach Ungarn sind aus administrativer Sicht unkritisch. Einzig die A1-Dokumente bzw. das Certificate of Coverage sollten vor dem Auslandseinsatz eingeholt werden und darauf geachtet werden, dass die britischen Staatsangehörigen die Schengen-Regelung für ihre Einreise und den Aufenthalt im Schengen-Raum beachten. 9 convinus.com