AUS DER PRAXIS
AUS DER PRAXIS FALLSTUDIE: REMOTE WORK IN SPANIEN FÜR EINEN SCHWEIZER ARBEITGEBER NORMA REYNOV, CONVINUS Hintergrund: Ein langjähriger Mitarbeiter eines Schweizer Unternehmens möchte aus persönlichen Gründen dauerhaft nach Spanien umziehen und seine Arbeitstätigkeit hauptsächlich im spanischen Homeoffice ausüben. Der Mitarbeiter besitzt die Staatsangehörigkeiten der Schweiz und Spaniens. Die Aufgaben des hoch spezialisierten Mitarbeiters können ohne Weiteres «remote» ausgeübt werden. Da keine Anwesenheit des Mitarbeiters vor Ort in der Schweiz erforderlich ist und man auch nicht auf den Spezialisten verzichten möchte, steht das Unternehmen Lösungen für das dauerhafte Arbeiten des Mitarbeiters in Spanien durchaus offen gegenüber. Man ist allerdings noch ratlos, welche Aspekte hier aus administrativer und rechtlicher Sicht beachtet werden müssen und welcher Aufwand auf das Unternehmen zukommt. Fragestellung: Was muss das Unternehmen in Hinblick auf das dauerhafte Arbeiten des Mitarbeiters in Spanien vor allem beachten? Administrative Aspekte: Arbeitsbewilligung / Aufenthaltsbewilligung Als spanischer Staatsangehöriger benötigt der Mitarbeiter weder eine Aufenthalts- noch eine Arbeitsbewilligung für Spanien. Anstellungs- bzw. Tätigkeitskonstellation Für das oben beschriebene Fallbeispiel kommen eine Reihe von Optionen für die Tätigkeit des Mitarbeiters in Spanien in Frage. Je nach konkreter Situation auf Seiten des Unternehmens und des Mitarbeiters könnten hier die folgenden Lösungsmöglichkeiten zielführend sein: 8 convinus.com
AUS DER PRAXIS Langfristige Entsendung (befristet) Remote Work mit Schweizer Arbeitergeber Anstellung bei einem verbundenen Unternehmen in Spanien Employer of Record Selbstständigkeit des Mitarbeiters in Spanien Trade-Freelancer Jede dieser Optionen bringt eine Reihe von Vor- und Nachteilen mit sich, die es sorgfältig abzuwägen gilt, um eine für den Mitarbeiter und das Unternehmen passende Lösung zu finden, die es dem Mitarbeiter erlaubt, langfristig in Spanien zu arbeiten und gleichzeitig den administrativen Aufwand sowie die Risiken für das Unternehmen minimiert. Sozialversicherungen Bei einer dauerhaften Tätigkeit in Spanien ist grundsätzlich davon auszugehen, dass der Mitarbeiter im spanischen Sozialversicherungssystem versichert werden muss. Ausnahmen bestehen hier bei der Entsendung sowie bei regelmässigen Tätigkeiten in mehreren Staaten. Wenn der Mitarbeiter in Spanien sozialversicherungspflichtig wird, kommt es auf die Anstellungskonstellation an, ob das Schweizer Unternehmen für die Abführung der spanischen Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich ist (z.B. wenn der Arbeitsvertrag weiterhin mit dem Schweizer Unternehmen bestehen bleibt), ob dies in der Verantwortung des Mitarbeiters liegt (z.B. beim Konstrukt des Trade-Freelancers) oder ob Dritte hierfür verantwortlich sind (z.B. beim Employer of Record). Steuern Mit dem Wechsel des Lebensmittelpunktes nach Spanien sind grundsätzlich auch spanische Einkommenssteuern zu entrichten. Die Administration hierfür richtet sich wie bei den Sozialversicherungen nach der konkreten Anstellungssituation. Wenn der Schweizer Arbeitgeber beibehalten wird (bzw. als faktischer Arbeitgeber zu werten ist), sind zudem für Schweizer Quellensteuern auf den Schweizer Arbeitstagen zu entrichten. FAZIT Das dauerhafte Arbeiten aus Spanien für ein Schweizer Unternehmen (Remote Work) ist durchaus möglich. Allerdings birgt es auch so manche administrative Herausforderung, so dass vor allem bereits bei der Evaluation des konkreten Set-Ups darauf geachtet werden sollte, welches Szenario am besten zum Unternehmen und Mitarbeiter passt, um den administrativen Aufwand und die rechtlichen Hürden weitestgehend zu minimieren. 9 convinus.com
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