CONVINUS Global Mobility Alert - Week 43.2025

NEWS UPDATE OCTOBER

NEWS UPDATE OCTOBER 23,2025USA: USCIS-Update zur Gebühr von 100.000 USD für bestimmte H-1B-AnträgeAm 20. Oktober 2025 veröffentlichte die USCIS aktualisierte Leitlinien zur Zahlungspflicht in Höhe von 100.000 USD fürbestimmte H-1B-Anträge, die ursprünglich in der Präsidialerklärung vom 19. September 2025 angekündigt worden war.Die Gebühr von 100.000 USD gilt für neue H-1B-Anträge, die am oder nach dem 21. September 2025 gestellt werden,wenn sie Folgendes betreffen:Begünstigte ausserhalb der USA ohne gültiges H-1B-Visum;Konsularische oder Einreisehäfen-Benachrichtigungen, auch wenn sich der Begünstigte in den USA befindet; oderAnträge auf Statusänderung, Änderung oder Verlängerung, bei denen die USCIS den Begünstigten für nichtberechtigt hält (z. B. kein gültiger Status).Für die folgenden Anträge ist keine Zahlung von 100.000 USD erforderlich:Die vor dem 21. September 2025 eingereicht wurden;Für Personen mit gültigem H-1B-Status oder Visum;Für aktuelle H-1B-Inhaber, die wieder in die USA einreisen; oderEingereicht am/nach dem 21. September 2025, wenn sich der Begünstigte in den USA befindet und die USCIS dieÄnderung oder Verlängerung genehmigt.Befreite Begünstigte bleiben auch nach der Ausreise und Wiedereinreise in die USA befreit.Der Minister für innere Sicherheit kann die Gebühr nur in außergewöhnlich seltenen Fällen erlassen, wenn:Die Anwesenheit des Arbeitnehmers im nationalen Interesse liegt,kein qualifizierter US-Arbeitnehmer verfügbar ist,der Arbeitnehmer kein Sicherheitsrisiko darstellt unddie Gebühr die Interessen der USA beeinträchtigen würde.Anträge auf Ausnahmen müssen vor Einreichung des H-1B-Antrags gestellt werden.Es sind Klagen anhängig – darunter eine der US-Handelskammer vom 16. Oktober 2025 –, die die Rechtmäßigkeit der100.000-Dollar-Anforderung anfechten.8convinus.com

BEST PRACTICEPayroll Challenges for Short-TermAssignmentsFRIEDERIKE RUCH, CONVINUSIn today’s globalized workforce, companies frequently assign employees on short-terminternational assignments to meet project needs, transfer knowledge, or support marketexpansion. While these assignments—typically lasting from a few weeks to under a year—offerflexibility and cost efficiency, they present significant payroll challenges that organizations mustaddress to ensure compliance, accuracy, and employee satisfaction.One of the most critical challenges is determining the correct payroll location. Employers mustdecide whether to process pay through the home country, the host country, or via a split payroll. Inaddition tax, social security, and reporting implications have to be considered. For example, payingsolely from the home country may simplify administration but there could be still tax withholdingor social insurance contributions to be paid in the host country.A second challenge involves tax and social security obligations. Short-term assignees may triggerincome tax liability or social security coverage in both jurisdictions, requiring careful coordinationto avoid double taxation as well as double contributions. Employers must understand applicabletax treaties and totalization agreements to ensure correct deductions and reporting.Another key issue is currency and exchange rate management. Paying employees in the wrongcurrency or at volatile rates can lead to dissatisfaction and inequity. Payroll teams must also handleper diems, allowances, and reimbursements in a way that aligns with both company policy andhome-country as well as host-country regulations.Compliance and reporting create additional complexity. Local employment laws, minimum wagerules, and registration requirements often apply even to short stays. Failure to comply can result inpenalties, reputational risk, or restrictions on future mobility.Lastly, communication and data management between global HR, tax, and finance functions areessential. Disconnected systems or inconsistent employee data frequently cause payroll errors andcompliance gaps.9convinus.com