CONVINUS Global Mobility Alert - Week 45.2023

Best Practice Umgang mit

Best Practice Umgang mit A1 und Certificate of Coverage (CoC) für ausländische Arbeitnehmer in der Schweiz: Praxisbeispiele und Herausforderungen Die Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmern in der Schweiz ist nicht erst in den letzten Jahren zu einer gängigen Praxis geworden. Insbesondere im Zeitalter von Remote Work und globalen Geschäftstätigkeit sehen sich Schweizer Unternehmen dabei aber nicht mehr nur mit klassischen Entsandten oder lokal angestellten ausländischen Arbeitnehmern konfrontiert, sondern auch mit Arbeitnehmern, die mehrheitlich im Ausland arbeiten und nur wenige Tage pro Monat oder Quartal ihrer Tätigkeit in der Schweiz nachgehen. Auch für diese Mitarbeiter ist die Einhaltung der Schweizer Sozialversicherungsvorschriften von entscheidender Bedeutung. Im nachfolgenden Artikel gehen wir daher auf die Notwendigkeit der A1- bzw. CoC-Formulare ein und zeigen Ihnen Lösungsmöglichkeiten auf, falls Sie diese nicht oder nur stark verzögert erhalten können. A1 und Certificate of Coverage: Warum sind sie wichtig? Das «A1» (für Auslandseinsätze innerhalb der EU bzw. Schweiz) und sein Pendant, das «Certificates of Coverage» (für zwischenstaatliche Sozialversicherungsabkommen) sind wichtige Dokumente für die Dokumentation der Sozialversicherungsunterstellung. Vereinfacht gesagt, bestätigen diese Dokumente, in welchem Land der Mitarbeiter sozialversichert ist und in welchem Land er von welchen Sozialversicherungen befreit ist. Für internationale Mitarbeitereinsätze in und aus dem Ausland ist es daher längst gängige Praxis geworden, dass auch für vereinzelte Einsatztage die entsprechenden Dokumente eingeholt werden, um so den Sozialversicherungsstatus zu dokumentieren. Dies ist insbesondere wichtig, da bei AHV-Revisionen die internationalen Sachverhalte und das Vorliegen der entsprechenden Dokumente (A1 bzw. CoC.) geprüft werden. Herausforderungen bei der Beschaffung von A1 und CoC Für Mitarbeiter, die für ihren Schweizer Arbeitgeber in der Schweiz tätig sind und vorübergehend im Ausland arbeiten, kann das A1 bzw. CoC über die Plattform «ALPS» (Application Legislation Platform Switzerland) eingeholt werden. In der Praxis ergeben sich jedoch immer wieder Probleme bei der Beschaffung dieser Dokumente für international tätige Arbeitnehmer. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn das A1 bzw. CoC im Gegenzug für (einzelne) Schweizer Arbeitstage im Ausland eingeholt werden muss. Hier seien exemplarisch 2 Beispiele genannt: USA Der Group CFO ist in den USA angestellt. Er reist monatlich in die Schweiz und nimmt ca. 3-5 Tage an Meetings im Schweizer Headquarter teil. Für die Schweizer Arbeitstage muss nicht nur eine Arbeitsbewilligung vorliegen und die Quellensteuern abgerechnet werden, sondern auch das Certificate of Coverage für die Bestätigung der Sozialversicherungsunterstellung vorhanden sein. 6 convinus.com

Best Practice Die Bearbeitungsdauer für die Ausstellung des Certificate of Coverage in den USA beträgt ca. 4-8 Monate. Danach wird das Dokument ausschliesslich auf dem Postweg innerhalb der USA versandt. Ein beträchtlicher Teil der CoC schafft es erfahrungsgemäss aber nicht einmal bis zum Empfänger. Die Schweizer Organisation kann damit für die Einsatztage des ausländischen Group CFO erst spät oder gar kein CoC vorlegen. Polen Ein Mitarbeiter eines Schweizer Unternehmens arbeitet nahezu ausschliesslich im ausländischen, polnischen Homeoffice. Für vereinzelte Tage kommt der Mitarbeiter quartalsweise in die Schweiz. Auch hier muss für die Schweizer Arbeitstage nicht nur eine Arbeitsbewilligung vorliegen und die Quellensteuern abgerechnet werden, sondern auch das A1 für die Bestätigung der Sozialversicherungsunterstellung vorhanden sein. Die polnische Behörde wird die Ausstellung des A1 jedoch sehr genau prüfen und ablehnen, wenn der Schweizer Arbeitgeber keine «wesentlichen Wirtschaftsaktivitäten» in Polen vorweisen kann. Die Schweizer Organisation kann damit für die Einsatztage des Mitarbeiters im polnischen Homeoffice kein A1 vorlegen. Ein proaktiver Lösungsansatz A1 und CoC werden im Rahmen von AHV-Revisionen tendenziell geprüft und standardmässig abgefragt. Einfach kein Certificte of Coverage oder A1 vorweisen zu können, ist daher keine Lösung. Vielmehr sollte bei den oben geschilderten Fällen, proaktiv auf die zuständige Ausgleichskasse zugegangen und die Problematik geschildert werden, bevor es im Zuge eines Audits überhaupt zu einer Überprüfung kommt. Üblicherweise lassen sich bei diesem Vorgehen für den Arbeitgeber und die Ausgleichskasse zufriedenstellende Lösungen erarbeiten, so dass nicht erst auf die Beanstandung im Rahmen einer AHV-Revision gewartet werden muss, bei der es dann erfahrungsgemäss schwieriger ist, einvernehmliche und pragmatische Lösungen zu treffen. 7 convinus.com