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CONVINUS Global Mobility Alert - Week 5.2023

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NEU Monats-Spezial Best

NEU Monats-Spezial Best Practice: Herausforderung von Homeofficetätigkeit von Grenzgängern Bei der Anstellung von Grenzgängern ist man als Arbeitgeber noch zusätzlich gefordert, wenn man dieser Personengruppe die Möglichkeit von Homeoffice anbieten möchte. Das nachfolgende Beispiel soll dies auch verdeutlichen. Mögliche Übergangsregelungen, welche auf Grund von COVID getroffen wurden, bleiben unberücksichtigt: Peter Meier wohnt in Konstanz (Deutschland) und arbeitet seit dem 1. Januar 2023 als Servicetechniker bei der AB Service AG in Zürich (Schweiz). Er wird voraussichtlich täglich von seinem Wohnort zu seinem Arbeitsort pendeln. In seiner Funktion wird er jedoch auch Arbeitseinsätze in Frankreich und Deutschland haben, denn die AB Service AG hat ebenfalls Kunden in Frankreich und Deutschland. Er ist nun vor kurzem Vater geworden und möchte zudem noch an einem Tag die Woche von zu Hause arbeiten. Zudem gehört er noch der Freiwilligen Feuerwehr in Konstanz an. Das HR von der AB Service AG muss die folgenden Aspekte vor allem im Blick haben: Einholung der Arbeitsbewilligung für die Schweiz sowie Prüfung, ob eine Arbeitsbewilligung bzw. das Meldeverfahren für Frankreich eingeholt werden muss Prüfung der sozialversicherungsrechtlichen Unterstellung Einholen von möglichen Sozialversicherungsbestätigungen (A1-Formular) für die Tätigkeit in Frankreich und Deutschland Bestimmung des Sozialversicherungsumfangs und Prüfung der Situation bei Unfall und Krankheit Prüfung der Besteuerung und der Notwendigkeit des Quellensteuerabzugs in der Schweiz Prüfung des Arbeitsvertrages und der arbeitsrechtlichen Regelungen Bestimmung der zu berücksichtigenden Abzüge beim Lohn Aufgrund dessen, dass Herr Meier in der Schweiz angestellt ist und täglich vorhat zu pendeln, muss eine Grenzgängerbewilligung eingeholt werden. Dies erlaubt ihm dann bei der AB Service AG zu arbeiten. Die Grenzgängerbewilligung wird in der Regel für 5 Jahre ausgestellt. Gegeben ist auch, dass er Arbeitseinsätze in Frankreich haben wird, so dass geprüft werden müsste, wie die Meldeverfahren (SIPSI-Meldung) in Frankreich vorgenommen werden können. Denn für die Ausübung eine Tätigkeit in Frankreich als Dienstleistungserbringer wird eine Meldung benötigt. Hierfür muss auf jeden Fall ein Berater in Frankreich dafür engagiert werden, sofern keine eigene Gesellschaft in Frankreich vorhanden ist, welche dies durchführen kann. Die Bestimmung in welchem Land Herr Meier sozialversicherungspflichtig ist, ist deutlich schwieriger. Hierbei ist in einem erst Schritt zu prüfen, ob Herr Meier mehr als 25% in seinem Wohnsitzland (Deutschland) arbeitet bzw. arbeiten wird. Aus den vorliegenden Angaben ergibt sich, dass seine Homeoffice-Tätigkeit ein 20%-Pensum umfasst. Nun müsste man prüfen, ob die zusätzlichen Einsatztage in Deutschland sowie die Tätigkeit bei der Feuerwehr ein Pensum von 5% übersteigen. 4 convinus.com

Wenn dies der Fall ist, dann ist Herr Meier in Deutschland der Sozialversicherung zu unterstellen. Dies umfasst seinen gesamten Lohn (deutsche, französische und schweizer Arbeitstage) sowie alle Versicherungszweige. Für den Fall, dass die gesamten Tätigkeiten (Homeoffice-Tage, Arbeitseinsätze in Deutschland und Tätigkeit bei der Feuerwehr) in Deutschland maximal 25% sind, dann ist Herr Meier in der Schweizer Sozialversicherung zu unterstellen. Dies bedeutet, dass auf dem gesamten Lohn für alle Tätigkeiten für die AB Service AG die Schweizer Sozialversicherungsbeiträge in Abzug zu bringen sind. Die Schweizer Sozialversicherungspflicht umfasst alle Versicherungszweige bis auf die Schweizer Krankenversicherung. Da sich die Anzahl der Arbeitstage in Deutschland immer wieder ändern könnten, ist es sinnvoll, dass man den Mitarbeiter auf die Thematik aufmerksam macht und ihn um rechtzeitige Information bittet. Aufgrund der Fürsorgepflicht sollte man jedoch zu mindestens einmal jährlich sich die Situation im Bezug auf die Arbeitstage im Wohnsitzland vom Mitarbeiter bestätigen lassen. Denn sollte sich die Situation im Bezug auf die 25%-Grenze ändern, müsste man Massnahmen ergreifen und möglicherweise auch einen Wechsel bei der Sozialversicherungsunterstellung vornehmen. Erfahrungsgemäss ist es sinnvoll sich die Bestätigung der Situation per Ende des Jahres einzuholen, sowie vom Mitarbeiter einen ausgefüllten Reisekalender geben zu lassen. In Bezug auf die Krankenversicherungsunterstellung kann Herr Meier entweder die deutsche oder die Schweizer Krankenversicherungspflicht wählen. Er muss diese Wahl jedoch innerhalb der ersten 3 Monate nach Aufnahme der Tätigkeit als Grenzgänger treffen. Je nach Sozialversicherungsunterstellung müsste ein A1 von der zuständigen Sozialversicherungsbehörde (Deutschland oder Schweiz) unter der Angabe einer Mehrfachbeschäftigung (Deutschland / Schweiz / Frankreich) beantragt werden. Im Falle der deutschen Sozialversicherungsunterstellung müsste daher eine Lohnbuchhaltung zu mindestens für die Abführung der deutschen Sozialversicherungsbeiträge aufgesetzt werden. Es handelt sich dabei allerdings dann nur um eine «Shadow-Payroll». Aus steuerlicher Sicht kann man bei Herrn Meier die «Grenzgängersteuer» von 4.5% in Abzug bringen. Grundsätzlich dürfte der Abzug jedoch lediglich auf den Schweizer Tagen vorgenommen werden, denn die deutschen Arbeitstage unterliegen der Steuerpflicht im Wohnsitzland und die französischen Arbeitstage unterliegen entweder der Steuerpflicht im Wohnsitzland oder in Frankreich. Die Besteuerung der französischen Arbeitstage in Frankreich ist nur dann gegeben, wenn mindestens eine der Bedingungen (mehr als 183 Aufenthaltstage in Frankreich / Lohnauszahlung aus Frankreich / Lohnkosten werden von einer Betriebsstätte oder rechtlichen Einheit in Frankreich getragen) der «183-Tages-Regel» gemäss des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland – Frankreich erfüllt ist. Zur Zeit prüft Frankreich noch nicht, in wieweit ein wirtschaftlicher Arbeitgeber vorhanden ist. Dies kann sich allerdings in der Zukunft ändern. Auf Grund des Wohnsitzes von Herrn Meier in Deutschland verbleibt er unbeschränkt steuerpflichtig in Deutschland und muss in Deutschland eine Steuererklärung einreichen. Die AB Service AG wird mit Herrn Meier einen Schweizer Arbeitsvertrag ausstellen und dort das Schweizer Arbeitsrecht zur Anwendung bringen. Da Herr Meier jedoch auch in Deutschland sowie auch in Frankreich arbeitet, müssten die zwingenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen dieser beiden Länder berücksichtigt werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Lohnfortzahlungspflicht bei Krankheit oder Unfall. Da sich dies auf die Sozialversicherungspflicht bezieht, ändert sich diese bei einem Wechsel der Sozialversicherungsunterstellung von der Schweiz nach Deutschland. Sofern keine Sozialversicherungspflicht in Deutschland sowie keine Steuerpflicht in Frankreich besteht, muss lediglich eine Lohnbuchhaltung in der Schweiz geführt werden. Vom gesamten Lohn müssten die Schweizer Sozialversicherungsbeiträge in Abzug gebracht werden und die Quellensteuer von 4.5% für die Schweizer Arbeitstage. Sobald die Fakten klar sind, können die einzelnen rechtlichen Aspekte auch gut bestimmt werden. In der Praxis stellt sich immer wieder die Problematik, dass das Unternehmen sehr flexibel agieren möchte und daher sich die Situation auch immer wieder schnell ändern kann. Dies stellt vor allem dann die Lohnbuchhaltung bzw. das HR vor grössere Schwierigkeiten. 5 convinus.com

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