CONVINUS Global Mobility Insights NEWSLETTER Herbst / Fall 2023

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Global Mobility Insights - Herbst / Fall 2023 zusätzlicher Dokumente verlangen. Die Expat Management Group unterstützt Unternehmen bei der Vorbereitung auf Audits durch die niederländischen Arbeitsbehörden / Inspektoren. In letzter Zeit sehen wir eine wachsende Zahl von Beschwerden / Warnungen durch das IND gegenüber Unternehmen, die bestimmte Pflichten nicht erfüllen, wie z. B. die Pflicht, das IND zu informieren, wenn ein Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt oder wenn ein neuer Arbeitnehmer in einem neuen Unternehmen zu arbeiten beginnt. Darüber hinaus gibt es auch Probleme bei der Lohnabrechnung, wenn Unternehmen dem Arbeitnehmer nicht das zahlen, was im Arbeitsvertrag steht, oder wenn bestimmte Zulagen in einer Weise gezahlt werden, die nicht den niederländischen Einwanderungsvorschriften entspricht. Grundsätzlich werden Inspektionsbesuche der IND im Voraus angekündigt und es werden Vereinbarungen über die notwendigen Vorbereitungen getroffen, die die zu inspizierende Organisation treffen muss, damit das Audit so reibungslos wie möglich verläuft. Der Kontrollbesuch besteht mindestens aus einem Gespräch und der Einsichtnahme in alle Unterlagen, die mit den Verpflichtungen des anerkannten Sponsors zusammenhängen. Während des Besuchs werden alle Informationen in Bezug auf die Einhaltung der Verpflichtungen in einem Bericht festgehalten, der nach dem Gespräch unterzeichnet wird und von dem der anerkannte Sponsor unverzüglich eine Kopie erhält. Auf der Grundlage des Berichts, der vorgelegten Unterlagen und sonstiger Erkenntnisse wird ein Bericht über die Ergebnisse erstellt. 22 Lonneke Kerpershoek, Immigration Manager bei der Expat Management Group, betont, dass der häufigste Grund für die Nichteinhaltung der Vorschriften Probleme bei der Lohnabrechnung ist. Frau Kerpershoek zufolge sind sich viele Unternehmen einfach nicht bewusst, welche Auswirkungen dies aus einwanderungsrechtlicher Sicht hat, wenn bestimmte finanzielle Zulagen einbehalten werden oder Schatten-Abrechnungen geführt werden, die von der niederländischen Aufsichtsbehörde nicht ohne weiteres überprüft werden können. Nihat Kurt, Gründer und Partner der Expat Management Group, stimmt zu, dass es von entconvinus.com

Global Mobility Insights - Herbst / Fall 2023 scheidender Bedeutung ist, das Bewusstsein der Unternehmen für ihre Pflicht zur Transparenz zu schärfen und ihre Mitarbeiterakten in Ordnung zu halten, damit sie alle relevanten Daten vorlegen können, wenn die niederländischen Behörden sie vor Ort anfordern. Herr Kurt ist der Meinung, dass die Verschärfungen des IND darauf zurückzuführen sind, dass viele Unternehmen ihre Verpflichtungen nicht ernst zu nehmen: "Wir stellen fest, dass Unternehmen, die einmal im Besitz einer Sponsoring-Lizenz sind, sich der damit verbundenen Pflichten noch nicht bewusst sind und oft erst dann bei uns anrufen, wenn es schon zu spät ist. Da in den letzten Jahren immer häufiger stichprobenartige Kontrollen von Unternehmen durchgeführt werden, müssen sich die Unternehmen ihrer Aufgaben und Verpflichtungen zur Einhaltung der niederländischen Einwanderungsvorschriften bewusst sein. Um hohe Geldstrafen und im schlimmsten Fall den Verlust der anerkannten Sponsor-Lizenz zu vermeiden, müssen die Personalabteilungen sicherstellen, dass sie alle relevanten Dokumente in den Akten haben und bereit sind, diese den niederländischen Behörden im Falle einer Kontrolle vorzulegen. Relevante Änderungen müssen dem IND rechtzeitig gemeldet werden, und eine sorgfältige Auswahl verantwortlicher Personen ist wichtig, um die Sorgfaltspflicht einzuhalten. Bei Fragen zur Erlangung einer Sponsor-Lizenz oder zur Vorbereitung auf ein Audit wenden Sie sich an uns. Kontakt: Expat Management Group Herengracht 168 +31 207070551 1016 BP Amsterdam info@expatmanagementgroup.com Niederlande expatmanagementgroup.com 23 convinus.com