CONVINUS Global Mobility Insights NEWSLETTER Winter 2022 / 2023

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Global Mobility Insights - Winter 2022 / 2023 Traveller in der Schweiz Business Autorin: Friederike V. Ruch, CONVINUS (Schweiz) Das Thema "Compliance" gewinnt in jedem Unternehmen an stetig wachsender Bedeutung. Im Zusammenhang mit Geschäftsreisen gestaltet sich dies jedoch aus verschiedenen Gründen sehr komplex. Für eine Geschäftsreise muss eine Reihe von Aspekten angesehen bzw. überprüft werden, um aus rechtlicher Sicht die richtigen Schritte einzuleiten. In den meisten Unternehmen besteht die erste Hürde bereits darin, dass alle involvierten Stellen im Unternehmen über die Geschäftsreisen frühzeitig informiert werden, um die notwendigen Abklärungen bzw. möglicherweise auch die Einholung von Arbeitsbewilligungen vorzunehmen. Im Nachfolgenden gehen wir auf die rechtlichen Aspekte im Rahmen von Geschäftsreisen in die Schweiz ein. Arbeitsrecht Unabhängig von der Dauer der Geschäftsreise müssen zwingend die massgebenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Hierzu zählen u.a. die Einhaltung von: Maximalen Arbeitszeiten: in der Regel 45 Stunden, mit Ausnahmen Mindest-Ferientage: 20 Arbeitstage Feiertage: hierbei gilt es zu beachten, dass es kantonale Unterschiede gibt Massgebendes Salär: Kantonale Unterschiede In der Praxis zeigt sich die Thematik der Einhaltung des massgebenden Schweizer Salärs als eine kostenintensive Massnahme. Je nach Einsatzort (Kanton) in der Schweiz gibt es zwei verschiedene Tools, über die man das massgebende Salär in der Schweiz berechnet. In beiden Tools sind die gleichen Grundlagen massgebend. Die Berechnung basiert auf Unternehmensbranche, Stellung im Unternehmen, Funktion, Arbeitsstunden, Ausbildungsgrad und Alter. Das Ergebnis aus dem Tool stellt das massgebende Basissalär dar. Das Endergebnis weist mehrere Salärangaben auf, wobei lediglich zwei Salärangaben massgebend sind: die Salärangabe vom unteren Quartil für Schweizer Männer für einen Zeitraum von bis zu max. 90 Tagen im Jahr und der Median für Schweizer Männer für längere Zeiträume. 4 convinus.com

Global Mobility Insights - Winter 2022 / 2023 Wenn der Geschäftsreisende aus dem Ausland ein niedrigeres Basisssalär ausgezahlt erhält, muss die Differenz zum berechneten massgebenden Salär in der Schweiz pro rata dem Geschäftsreisenden gezahlt werden. Um die Differenzzahlung für einen Tag auszurechnen, dividiert man die monatliche Differenz durch 21.66 Tage. In dieser Berechnung wird von dem Brutto-Basissalär ausgegangen. Dies bedeutet von der möglichen Differenzzahlung müssen die entsprechenden Steuern und Sozialversicherungsbeiträge in Abzug gebracht werden. Des Weiteren sind die Bestimmungen aus dem Entsendegesetz einzuhalten. Diese besagen, dass die Kosten für Verpflegung, Unterkunft sowie Reisekosten vom Arbeitgeber übernommen werden. Diese Kosten können entweder effektiv oder pauschal übernommen werden. Häufig werden die effektiven Unterkunftskosten (bspw. Hotel) und die effektiven Reisekosten (bspw. Flugkosten) übernommen. Allerdings werden die Verpflegungskostens sowie die Reisekosten innerhalb der Schweiz (Kosten für die Fahrt zwischen Unterkunft und Arbeitsort) mit einem Pauschalbetrag abgegolten. In den meisten Kantonen wird für die Verpflegung ein Pauschalbetrag von CHF 70 pro Tag akzeptiert sowie für bei Reisekosten ein Pauschalbetrag von CHF 15. Grundsätzlich müssen die genannten arbeitsrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden, unabhängig davon, ob für die Geschäftsreise eine Arbeitsbewilligung notwendig ist. Arbeitsbewilligung oder Visum Für den Fall, dass der Geschäftsreisende eine Erwerbstätigkeit in der Schweiz ausübt, benötigt es eine Arbeitsbewilligung. In der Regel bedeutet dies, dass entweder die Einsatztage in der Schweiz im Rahmen des Meldeverfahrens zu melden sind oder eine 120-Tages-Bewilligung einzuholen ist. Unabhängig von der Art der Bewilligung gilt diese immer nur für den angegebenen Arbeitsort. Grundsätzlich ist das Meldeverfahren ein unkompliziertes Online-Verfahren für die Meldung der Arbeitstage eines Mitarbeiters/ Geschäftsreisenden. Es hat allerdings einige Aspekte, welche das Verfahren in der Praxis als administrativ etwas aufwändig gestalten. Im Rahmen des Meldeverfahrens müssen die einzelnen effektiven Arbeitstage 8 Tage im Voraus gemeldet werden. Dies bedeutet zum Beispiel, wenn der Mitarbeiter mitteilt, dass er am 25. März in der Schweiz arbeiten wird, der 25. März auch so gemeldet werden muss. 5 convinus.com