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CONVINUS Global Mobility Solutions - Newsletter 2.2020_deutsch

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in ausgewählten

in ausgewählten MitgliedstaatenMeldeverfahrenFrankreichSlowenienVergleich dazu ist im Rahmen einer Meldung einerImNiederlandeneu ist noch das elektronische MeldeverfahrenVergleichsweiseMeldeverfahrenHerausforderung hinsichtlich der Meldeverfahren innerhalbDie6 Newsletter 2 / 2020In Hinblick auf das anzuwendende Arbeitsrecht wird zwischenEntsendungen bis zu 12 bzw. 18 Monaten (im Rahmen einerVerlängerung) und Entsendungen ab einer Dauer von 19Monaten unterschieden. Bei Einsätzen bis zu 12 bzw. 18in den Niederlanden, welches erst im Februar 2020 in Betrieb genommenwurde und ab 1. März 2020 verpflichtend vonMonaten sind lediglich die zwingenden arbeitsrechtlichenausländischen Arbeitgebern, die Mitarbeiter in die NiederlandeRechtsvorschriften des Einsatzlandes anwendbar; insbesondereentsenden, zu nutzen ist. Es sind keine zusätzlichen DokumenteMindestlöhne, weitere Lohnbestandteile, Arbeitszeiten undeinzureichen, jedoch muss im Rahmen der Meldung bestätigtUrlaubsregelungen sind einzuhalten. Ab dem 19. Monat geltenwerden, dass ein gültiges A1-Formular (Entsendebescheinigung)für die Einsatzdauer vorliegt. Im Meldeformular selbst werdenfür entsandte Arbeitnehmer dann uneingeschränkt alle arbeitsrechtlichenVorschriften des Gastlandes. Dies bedeutet, dassneben den Details zum Arbeitnehmer verschiedeneeine arbeitsrechtliche Gleichstellung der in einen StaatInformationen zum Arbeitgeber im Heimatland sowie zu derentsandten Arbeitskräfte mit den vor Ort normal beschäftigenaufnehmenden Gesellschaft bzw. dem Arbeitsort in denArbeitnehmern erfolgt.Niederlanden abgefragt.Herausforderungen bei der Einhaltung derFrankreich gilt als ein Beispiel für eine sehr strenge Umsetzungder Entsenderichtlinie, da die Definition einer Entsendung sehrder EU liegt für Arbeitgeber insbesondere bei der starkbreit gefasst ist und grundsätzlich alle Reisen, unabhängig vonunterschiedlichen Ausgestaltung der Meldepflicht in jedemder Dauer (einige Stunden bis mehrere Monate) und dereinzelnen Land. Sowohl der Meldeprozess an sich als auch dieFunktion des Arbeitnehmers, eine Meldung über das Portal SIPSIvor Beginn der Aufnahme der Arbeitstätigkeit voraussetzen. Inzeitlichen Vorgaben sowie die benötigten Unterlagen und Dokumentationspflichtenvariieren von Land zu Land erheblich.den entsprechenden Gesetzestexten sind keine konkretenInsbesondere bei kurzen und unregelmässigen Einsätzen, wieBeispiele genannt, sie sehen jedoch auch keine Ausnahmefällebeispielsweise in der Beratung, kann es für die verantwortlichevor. Neben der schriftlichen Nennung eines Repräsentanten, derHR-Funktion sehr zeitaufwendig sein, sich für jeden Einsatz inzwingend Französisch sprechen muss sowie eine Postanschriftdie entsprechenden Regelungen im Einsatzland einzuarbeitenund eine Emailadresse in Frankreich vorzuweisen hat, müssenund alle Vorgaben zu erfüllen. Der Weg über einen externenverschiedenste Dokumente sowohl in Bezug auf den entsandtenAnbieter vor Ort, der die lokalen Gegebenheiten kennt undArbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber im Heimatland inklusiveallfällige Anpassungen immer im Blick hat, macht daher häufigÜbersetzungen in französischer Sprache vorhanden sein und imSinn. Hinzu kommt, dass die Meldeportale nicht immer inFall einer Kontrolle unmittelbar vorgewiesen werden können.englischer Sprache verfügbar sind, sodass die Meldung an dieFrankreich verhängt sehr hohe Strafen bei Nicht-Einhaltung derBehörden oft nur in der jeweiligen Landessprache erfolgenEntsendevorschriften, die sich bei wiederholten Vergehenkann. In vielen Ländern muss der entsendende Arbeitgeberinnerhalb eines Jahres durch Bussen von bis zu EUR 500'000zunächst im Einsatzland registriert werden, um überhaupt einenausdrücken können.Mitarbeiter melden zu können. Auch der Einsatzbetrieb – ob nuneine verbundene Gesellschaft oder ein externer Kunde – muss,häufig unter Angabe einer Kontaktperson, genannt werden.Gerade bei kurzfristiger Arbeitsaufnahme im Ausland ergibt sichEntsendung nach Slowenien ausreichend, wenn einhier häufig die Schwierigkeit, rechtzeitig alle benötigten DetailsAnsprechpartner bzw. gesetzlicher Vertreter im Heimatlandfür die Meldung beisammen zu haben.genannt wird. Darüber hinaus muss jedoch eine slowenischeIn den meisten Mitgliedstaaten muss die Meldung desSteuernummer des entsendenden Unternehmens beantragt undMitarbeiters spätestens am Tag vor Arbeitsaufnahme erfolgen,im Rahmen der Meldung angegeben sowie ein beglaubigterder zeitliche Ablauf hinsichtlich einer allfälligen RegistrierungAuszug aus dem Handelsregister des Arbeitgebers inklusivedes Arbeitgebers hängt jedoch wieder stark vom jeweiligenslowenischer Übersetzung eingereicht werden. WeitereEinsatzland ab und muss entsprechend bei der PlanungÜbersetzungen in die Landessprache müssen vomberücksichtigt werden. Weiterhin verlangen die zuständigenArbeitsvertrag mit dem Entsandten sowie – im Fall vonBehörden im Normalfall eine Anpassung der Meldung bzw.Dienstleistungserbringungen – vom Servicevertrag mit demnachträgliche Benachrichtigung, sollte der Einsatz vorzeitigKunden in Slowenien vorliegen.beendet werden.

Newsletter 2 / 2020 7Eine weitere Herausforderung ergibt sich aus der VerpflichtungDas Ziel ist hierbei europaweit die gleichen Lohn- undder Bereithaltung bestimmter Arbeitsdokumente im Gastland,Arbeitsbedingungen für einheimische Arbeitnehmer geltenwas in vielen Fällen insbesondere den Arbeitsvertrag, einesollen. Die Umsetzung dieser Regelungen im Praxisalltag dergültige Entsendebescheinigung und die LohnabrechnungenUnternehmen wird nicht immer einfach sein.sowie Zeitaufzeichnungen für den gesamten Zeitraum derTätigkeit im Einsatzland umfasst. Häufig müssen solcheDie Reform umfasst hauptsächlich um die folgende Punkte:Unterlagen auch länderspezifisch während des Einsatzes sowiedarüber hinaus aufbewahrt und dokumentiert werden,Lohn- und Arbeitsbedingungen des Einsatzmitgliedstaatesmanchmal ggf. durch eine juristische Person. Die benanntegelten auch für entsandte ArbeitnehmerKontaktperson ist im Fall einer Kontrolle oder bei AufforderungVerpflichtung der Übernahme von Reise-, Verpflegungs- unddurch die verantwortlichen Behörden dafür zuständig,Unterbringungskosten durch den Arbeitgeberweiterführende Informationen und Dokumente auszuhändigen.Festlegung der maximalen Entsendungsdauer auf 12Gerade bei Einsätzen zu einem externen Dritten ergeben sichMonate, wobei dieser Zeitraum um 6 Monate verlängerthier häufig Schwierigkeiten im Rahmen der Behandlung vonwerden kann. Danach kommt das Arbeitsrecht desvertraulichen Daten bzw. dem Datenschutz. Die BenennungEinsatzlandes komplett zur Anwendung und nicht nur füreines juristischen Vertreters ist eine mögliche Lösung, diedie gesetzlich zwingenden Regelungenjedoch im Normalfall ebenfalls zu weiteren Kosten führt.Die Zusammenarbeit bei der Bekämpfung von Betrug wirdverstärktZusammenfassend bedeutet dies, dass die gesetzlichenVorgaben zu den Meldepflichten in der EU auf Basis derDer Reformpunkt, dass grundsätzlich eine EntsendungRichtlinien 96/71/EG und 2018/957 und ihre deutlichinnerhalb der EU nur noch max. 18 Monate dauern kann, bevorunterschiedliche Ausgestaltung in den einzelnenman in das Rechtssystem im Einsatzland unterstellt wird ist u.a.Mitgliedsstatten dem Bereich der Mitarbeitereinsätze und -etwas anstossend gerade im Hinblick darauf, dass immobilität einen weiteren Aspekt von grosser KomplexitätSozialversicherungsrecht vor kurzem die Weiterunterstellunghinzufügen. Das Bewusstsein, dass nicht nur langfristigeim Herkunftsland von 12 Monate auf 24 Monate erweitertEntsendungen zu melden sind, sondern in vielen Fällen auchwurde. Basierend auf der Reform ist ab dem 1. August 2020kurzfristig geplante Geschäftsreisen, ist hierbei wichtig.allerdings eine Weiterversicherung im Herkunftsland nur nochGleichzeitig kann ein leichtfertiger Umgang mit denbis 18 Monate möglich.gesetzlichen Vorgaben bzw. eine Missachtung dieser zu nicht zuunterschätzenden Compliance-Risiken für jeden ArbeitgeberAuch der Aspekt der Lohngleichheit, welchen wir in der Schweizführen.schon länger kennen und auch umsetzen, wird zu verschiedenenProblemen führen. Für einen Mitarbeiter aus Italien, der für 12Monate in die Schweiz entsandt wird und der seine Wohnung inItalien mit dem Zeitpunkt des Entsendungsstarts in der Schweizaufgibt, erhält neben dem "Schweizer" Lohn auch noch dieReise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten. Dies stellt beiReform der EU-Entsenderichtliniepauschaler Abgeltung dieser Kosten in der Schweiz einenund deren möglichen UmsetzungKostenblock bzw. einen "zusätzlichen" Lohn von CHF 39´960 für12 Monate dar. Im Vergleich dazu muss ein lokaler MitarbeiterAutorin: Friederike V. Ruch, Head of Global Mobility Solutionsgrundsätzlich für die Reise-, Verpflegungs- undUnterbringungskosten selbst von seinem Schweizer Lohnaufkommen.Die Reform der EU-Entsenderichtlinie führt zu einer weiterenVerschärfung für Geschäftsreisen und Entsendungen innerhalbBasierend auf dieser Reform können wir davon ausgehen, dassder EU.zukünftig verstärkt Kontrollen vorgenommen werden. Zudemsoll es eine bessere grenzüberschreitende Zusammenarbeit derDie Europäische Union hat die Entsenderichtlinie in den letztenzuständigen Behörden durch einen erleichtertenJahren überarbeitet und den EU-Mitgliedstaaten eineDatenaustausch geben. Arbeitgeber sollten sich daher mit demÜbergangsfrist bis zum 30. Juli 2020 gesetzt, damit diese dieThema Geschäftsreisen und Entsendungen eingehendnationalen Gesetze an die neue Richtlinie anpassen.auseinandersetzen.

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